오늘은 ‘사서증서의 인증’에 관한 마지막 시간으로 ‘화상공증’에 관하여 말씀드리겠습니다.

사서증서의 인증을 위해서는 촉탁인이 종이로 된 사서증서를 들고 직접 공증사무소에 출석하거나 대리인으로 하여금 공증사무소에 출석하게 하여야 합니다. 그런데 해외에 체류하고 있는 사람은 국내에 있는 공증사무소에 출석하기가 현실적으로 어렵습니다. 이러한 현실을 감안하여 법무부에서는 전자공증시스템을 마련하여 촉탁인이나 대리인이 공증사무소에 출석하지 않고도 인터넷을 통하여 사서증서에 대한 인증을 받을 수 있게 하고 있습니다. 이것이 화상공증으로 현재 해외에 거주하고 있는 사람은 물론 국내에 거주하고 있는 사람도 활용하고 있습니다.

화상공증은 부동산거래나 은행금융거래를 위한 위임장에 많이 활용되고 있습니다. 예컨대, 해외에 체류하고 있는 사람이 한국에 소유하고 있는 토지에 관하여 거래를 하거나 은행금융거래를 위하여 한국에 사는 사람에게 그 권한을 위임한다는 내용의 위임장에 대하여 화상공증을 받은 후 그 인증서 파일을 한국에 사는 사람에게 전송하여 한국에 사는 사람으로 하여금 토지거래나 은행금융업무를 처리하게 할 수 있습니다. 이전에는 자신이 거주하고 있는 외국의 우리나라 재외공관을 방문하여 영사의 인증을 받아 한국에 우편으로 보내야 했지만, 화상공증이 시행된 이후에는 컴퓨터로 위임장을 작성하여 한국에 있는 공증인과 인터넷으로 화상대면 후 인증을 받아 한국에 있는 사람에게 e-mail로 전송할 수 있게 된 것입니다. 그런데 여기서 유의할 것은 모든 위임장에 대해서 화상공증이 가능한 것은 아니라는 점입니다. 즉, 인감증명서 대리발급을 위한 위임장의 경우에는 법령상 아직까지 화상공증이 불가능합니다. 따라서 해외거주자가 국내 인감증명서를 대리로 발급받기 위해서는 반드시 그 나라에 주재하는 한국 영사관에 가서 위임장에 영사인증을 받을 수밖에 없습니다.

화상공증은 매매계약서에 대하여도 가능합니다. 예컨대, 온라인으로 매매계약서를 작성하고, 전자공증시스템에 접속하여 계약서 파일에 자신의 전자서명을 부여한 후 상대방에게 전송하면 상대방이 전자서명을 부여한 후 지정공증인에게 화상공증을 신청합니다. 그런 후 쌍방이 각각 본인인증 절차를 거쳐 공증인이 개설한 화상대화방에 접속해 화상으로 삼자대면을 통하여 공증인의 인증을 받으면 화상공증이 완료됩니다. 이렇게 완성된 인증서는 계약서 파일과 함께 전자공증시스템에 보존되고 거래당사자는 편리하게 다운로드 받아 활용할 수 있습니다.

의사록 인증의 경우에도 화상공증이 가능합니다. 즉, 의사록을 컴퓨터로 작성하고 의장과 참석한 이사들이 전자서명을 하여 화상공증을 마친 다음 인증받은 의사록 파일을 대법원 인터넷 등기소에 제출하여 등기 신청을 마칠 수 있습니다. 이로써 의사록 인증을 포함한 등기 신청의 모든 과정을 온라인으로 진행할 수 있게 되어 업무 효율이 상당히 높아지게 되었습니다.

그런데 화상공증은 공증인이 전자문서 파일(PDF)로 된 사서증서에 인증하는 것으로, 사서증서에는 전자서명이 필요하고 전자서명을 위해서는 공인인증서가 필요합니다. 그리고 화상공증을 받은 사서증서는 종이로 된 형태가 아닌 전자문서 파일의 형태로 국내 기관에 제출하는 것입니다. 따라서 화상공증을 하기 전에 국내 해당 제출기관에 사전에 전자문서 파일 접수가 가능한 지를 문의할 필요가 있습니다. 화상공증을 받은 파일은 아포스티유나 영사확인을 부여하는 것이 불가하므로 외국에서는 사용할 수 없습니다.

이상으로 공증인의 주요 업무인 ‘공정증서의 작성’과 ‘사서증서의 인증’에 관한 이야기를 모두 마치겠습니다. 그동안 읽어주신 독자님들께 감사드립니다. <끝>

김세진 ‘공증인 김세진 사무소’ 대표